Companiile din România greșesc anual peste 30 de milioane de facturi din cauza procesării și prelucrării manuale a acestora. Este echivalentul a peste 5% din totalul facturilor procesate și prelucrate în România în decursul unui an, potrivit estimărilor DigiSinergy, companie tech care dezvoltă soluția InvOn, aplicație de procesare automată a facturilor.
Greșelile cel mai des întâlnite vizează valorile facturilor și conturile contabile. Dacă, în cazul valorilor, în cele mai multe cazuri, facturile sunt corectate, mai ales când sunt greșeli legate de TVA, în cazul unor conturi greșite, aproape niciodată nu se face corectarea.
„Unele erori sunt identificate în cursul altor proceduri sau a unei duble verificări, dar cele care rămân necesită mult timp pentru corectare. Spre exemplu, o raportare greșită către ANAF din cauza erorilor va necesita o nouă raportare cu corecția, ceea ce se traduce în 3 – 4 ore suplimentare de muncă, implicit, în costuri mai mari. Mai mult decât atât, există unele erori, mai ales în sfera TVA care, din neglijență, pot genera amenzi”, spune Natalia Lepădatu, cofondator DigiSinergy, menționând că, dacă pentru contabili o greșeală nu înseamnă o pagubă financiară, pentru companii, greșelile pot genera pierderi financiare: achitarea de două ori a facturilor, în cazul în care, în contabilitate, aceeași factură a fost introdusă de două ori, amenzi, controale – mai ales în cazul firmelor plătitoare de TVA etc.
Prelucrarea manuală înseamnă introducerea datelor în contabilitate de către operatori umani, care au la dispoziție puține sau niciun instrument de control. Reprezentanții DigiSinergy atrag atenția că și în acele companii unde performanța operatorilor pare bună, este posibil ca, din cauza corectării erorilor, această performanță să fie mult sub cea aparentă.
În același timp, pe lângă greșelile care apar prin procesarea manuală a facturilor, nici costurile nu sunt de neglijat. Astfel, introducerea unei facturi cu o singură linie, costă între 0,6 lei și 5 lei, cu o medie de 1,5 lei/factură. În acest context, o firma cu 10 contabili juniori generează o cheltuială de cel puțin 40.000 de lei lunar numai cu salariile.
Pe de altă parte, folosind o soluție de procesare automată a facturilor precum InvOn, o astfel de firmă ar putea face o economie de cel puțin 50%-60%, adică între 20.000 de lei și 24.000 de lei lunar, sau între 240.000 de lei si 288.000 de lei anual. Adăugând aici economia generată de lipsa verificării, se poate ajunge la o economie anuală de aproape 400.000 de lei. Mai mult, InvOn reduce timpul de procesare a facturilor cu până la 90%, are o viteză de procesare de până la 70 de facturi pe minut și elimină între 95% și 99% dintre erorile de operare.
În ceea ce privește companiile din România, odată implementate, soluțiile de prelucrare automată a documentelor vor genera pentru companii economii anuale de până la 80% asociate acestui proces, însemnând zeci și sute de mii de euro per companie, în funcție de volumul documentelor procesate.
Deși se află departe de companiile din statele dezvoltate, care au înțeles beneficiile unor astfel de soluții tot mai multe firme din România integrează tehnologii digitale în desfășurarea activității. Astfel, reprezentanții DigiSinergy se așteaptă la o triplare, anul acesta, a numărului companiilor din România, cu cifră de afaceri mai mare de 1 milion de euro, care vor utiliza soluții de prelucrare automată a facturilor, de la 1%, cât estimau la finalul anului trecut.
Majoritatea firmelor care automatizează în prezent procesarea facturilor sunt din industrii cu volume mari de facturi, precum retail, ecommerce, audit/contabilitate/financiar, automotive etc.
Despre DigiSinergy
Compania de tehnologie DigiSinergy își propune să pună în piață produse inovatoare, digitale, disruptive, care vor crea o sinergie cu utilizatorii, pentru a spori performanța afacerilor.
Între soluțiile dezvoltate de DigiSinergy se numără și aplicații de automatizare a proceselor de BackOffice și management, precum: BankOn pentru reconcilierea automată a extraselor bancare, a borderourilor de la curieri și de la procesatorii de plăți și, respectiv, închiderea facturilor; PayOn, pentru managementul rapid al plăților (situația plăților curente și viitoare, emiterea automată a ordinelor de plată etc.); CashOn pentru urmărirea și previzionarea fluxului de numerar, precum și StocOn, pentru emiterea automată a comenzilor de aprovizionare și urmărirea stocurilor. Integrarea acestora cu ERP, CRM sau alte aplicații permite automatizarea fluxurilor, reducerea timpilor de lucru și eliminarea greșelilor, punând la dispoziția companiilor instrumente moderne și ușor de folosit.
Despre InvOn
Aplicația InvOn le oferă companiilor cea mai performantă soluție prin care pot reduce costurile îmbunătățind, în același timp, atât precizia, cât și viteza de extragere a datelor.
InvOn este o soluție de tip Robotic Process Automation care folosește inteligența artificială pentru procesarea automată a facturilor. Prelucrează facturile primite pe hârtie, ca pdf-uri, transmise prin portal sau email, indiferent de numărul de pagini, de numărul de linii factură sau forma acestora. Integrarea imediată cu ERP, DMS, ECM etc. creează fluxuri de lucru extrem de eficiente, care pun la dispoziția companiilor informații esențiale și bine structurate.
